Confidentialité

Nous sommes responsables des renseignements personnels dont nous avons la gestion. Nous avons établi la présente politique de confidentialité et les procédures connexes pour protéger vos renseignements, et nous comptons sur des personnes précises pour veiller à ce que nous respections cette politique.

Apprenez-en davantage sur la responsabilité...

Tous les employés de GSC et les autres personnes ou organisations qui agissent pour GSC ou en son nom sont responsables de la protection de vos renseignements. Il incombe à notre responsable de la confidentialité de superviser notre programme de protection des renseignements personnels, ce qui comprend les politiques, les procédures et la formation du personnel pour veiller à ce que nos employés respectent ces principes de protection des renseignements personnels. Le service interne d’audit de GSC surveille également régulièrement le respect de ces principes de protection des renseignements personnels. Consultez l’article 10 de la présente politique pour connaître les coordonnées de notre responsable de la confidentialité.

Nous déterminerons clairement à quelles fins nous recueillons des renseignements personnels avant ou au moment de la collecte. Lorsque nous autorisons d’autres parties à recueillir des renseignements en notre nom, elles font de même.

Apprenez-en davantage sur la détermination des fins de la collecte des renseignements...

Nous demandons vos renseignements personnels à diverses fins liées à l’administration de votre régime d’avantages sociaux, notamment :

Nous pouvons aussi analyser la façon dont vous utilisez nos produits et services, y compris par l’entremise de nos sites Web et d’autres moyens électroniques. Cela pourrait inclure vos préférences pour certains produits, vos données démographiques, vos champs d’intérêt et vos activités liées au mode de vie. Si nous connaissons cette information, nous pouvons offrir des produits et des services qui sont plus pertinents pour vous. Grâce à ces renseignements, nous pourrions recommander d’autres produits ou services offerts par GreenShield qui pourraient vous intéresser ou intéresser les personnes à votre charge, et vous envoyer de l’information à leur sujet. Vous pouvez vous désabonner de nos listes de marketing promotionnel en tout temps, mais nous pouvons quand même communiquer avec vous de temps à autre au sujet de questions directement liées à l’administration de votre régime d’avantages sociaux.

Nous avons besoin de votre consentement pour recueillir, utiliser, échanger et divulguer vos renseignements personnels, à quelques exceptions près déterminées par la loi. Ces exceptions peuvent comprendre les cas où, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou peu réaliste d’obtenir le consentement de la personne concernée. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve des exigences légales, réglementaires ou contractuelles.

Apprenez-en davantage sur la façon dont nous obtenons votre consentement...

Votre consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement explicite peut être verbal ou écrit. Par exemple, lorsque vous signez un formulaire d’adhésion, vous consentez par écrit à ce que nous utilisions vos renseignements personnels pour vous fournir des garanties, à vous et aux personnes à votre charge.

Le consentement peut être implicite ou déduit de certaines actions. Par exemple, si vous présentez votre carte d’avantages sociaux à un pharmacien ou à un dentiste au lieu de payer pour une ordonnance ou des soins dentaires, il peut s’agir d’un consentement implicite pour que le pharmacien ou le dentiste fournisse vos renseignements personnels à GSC afin d’obtenir le paiement pour le service rendu, et pour que GSC traite la réclamation connexe et fournisse d’autres services.

Dans le cas des groupes et des membres actuels aux régimes collectifs, nous continuerons d’utiliser et de divulguer vos renseignements personnels déjà recueillis conformément à la présente politique, à moins que vous ne nous en informiez autrement. Nous déduirons que le consentement a été obtenu pour l’utilisation ou la divulgation continue de vos renseignements personnels par le traitement de toute réclamation actuelle ou future que vous soumettez aux fins de remboursement ou d’accès à d’autres services.

Apprenez-en davantage sur les circonstances limitées où nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement...

Nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement dans les circonstances limitées suivantes :

Situations d’urgence qui peuvent mettre votre vie, votre santé ou votre sécurité en danger. Nous vous informerons par la suite de cette divulgation;
Pour des raisons juridiques. Nous pourrions être obligés de divulguer vos renseignements par un tribunal ou une autre autorité juridique ou réglementaire. Dans ces cas, nous ne divulguerons que les renseignements que nous sommes légalement tenus de fournir;
Aux fins d’enquête sur une violation d’une entente ou une infraction à une loi qui a été, est ou est sur le point d’être commise, s’il est raisonnable de s’attendre à ce que la divulgation au su et avec le consentement de la personne concernée compromette l’enquête;
Dans le but de détecter, de supprimer ou de prévenir une fraude susceptible d’être commise, s’il est raisonnable de s’attendre à ce que la divulgation au su et avec le consentement de la personne concernée compromette la capacité de prévenir la fraude, de la détecter ou d’y mettre fin.

Conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Apprenez-en davantage sur la façon de retirer votre consentement...

Vous pouvez retirer votre consentement à ce que nous recueillions, utilisions, conservions ou divulguions vos renseignements personnels, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Toutefois, le retrait de votre consentement pourrait avoir une incidence sur notre capacité de traiter et de régler vos réclamations dans le cadre de votre régime d’avantages sociaux.

Nous limiterons la collecte de vos renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins déterminées par nous ou comme le permet autrement la loi.

Apprenez-en davantage sur les renseignements que nous recueillons...

Selon le produit ou le service, nous pouvons recueillir ou recevoir des renseignements personnels à votre sujet et au sujet des personnes à votre charge, notamment :

Prénom, nom de famille, date de naissance, sexe, régime de l’employeur, salaire;
Adresse, code postal, adresse courriel, numéro(s) de téléphone, identifiants dans le cadre du régime d’assurance-maladie public (p. ex., Assurance-santé de l’Ontario); identifiants/authentification d’utilisateur;
Renseignements bancaires, y compris nom du titulaire du compte, numéro de compte, numéro de transit et numéro de banque;
Renseignements détaillés sur les réclamations qui nous ont été soumises, comme les fournisseurs que vous avez consultés, les données sur l’exécution des ordonnances et d’autres renseignements, y compris le lien avec les personnes à charge;
Renseignements sur les interactions et les relations avec nous, comme les enregistrements téléphoniques, les communications (données du système de gestion des relations avec la clientèle, courriels, lettres, etc.);
Renseignements électroniques et numériques comme la géolocalisation, l’adresse IP, les témoins, les activités sur notre site Web ou notre application, etc.;
La façon dont vous utilisez nos produits et services, y compris par l’intermédiaire de nos sites Web et d’autres moyens électroniques, et vos préférences pour certains produits, vos données démographiques, vos champs d’intérêt et vos activités liées au mode de vie.

Apprenez-en davantage sur les endroits où nous recueillons ou recevons vos renseignements personnels...

Nous pouvons recueillir ou recevoir des renseignements personnels de :

Demandes et formulaires remplis;
Vos interactions avec nous, y compris la communication avec nous sur les médias sociaux et dans le cadre de sondages;
Votre conseiller ou d’autres représentants;
Votre promoteur de régime ou votre employeur, le cas échéant;
Votre promoteur de régime ou le conseiller en assurance de votre employeur ou l’administrateur du régime, le cas échéant;
Votre médecin, pharmacien ou autres professionnels de la santé;
Installations médicales ou fournisseurs de soins médicaux;
Organismes de réglementation professionnelle (p. ex., l’Ordre des pharmaciens);
Organismes gouvernementaux;
Entité de mise en commun des médicaments au sein de l’industrie;
Autres assureurs auprès desquels vous avez ou avez eu une couverture;
Fournisseurs de services tiers qui fournissent ou ont fourni des services liés au régime d’avantages sociaux (notamment, paie, adhésion, services de traitement des réclamations, fournisseurs de service d’assistance-voyage, fournisseurs de services paramédicaux);
Tiers, y compris GreenShield, à qui vous avez donné votre consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels pour des programmes liés à la santé.

Nous n’utiliserons ou ne divulguerons les renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour lesquels nous avons obtenu un consentement, ou comme l’exige la loi. Nous ne conserverons les renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre ces fins, ou comme l’exige ou le permet la loi.

Apprenez-en davantage sur la façon dont nous divulguons les renseignements personnels...

Selon le produit ou le service, nous pouvons divulguer des renseignements personnels :

Aux personnes, institutions financières et autres parties avec lesquelles nous travaillons pour administrer les produits et services que nous offrons;
Aux employés, agents et représentants autorisés qui ont besoin de ces renseignements pour s’acquitter de leurs fonctions en notre nom;
À votre conseiller et à tout organisme avec lequel nous travaillons qui a un pouvoir de supervision directe ou indirecte sur votre conseiller et ses employés;
À votre employeur et à votre promoteur de régime d’assurance collective, lorsque cela peut être raisonnablement nécessaire pour bien administrer le régime d’avantages sociaux;
À toute personne ou organisation tierce à laquelle vous donnez votre consentement;
Aux personnes légalement autorisées à consulter vos renseignements personnels;
Aux autres entités de GreenShield;
Aux fournisseurs de services qui ont besoin de cette information pour offrir leurs services en notre nom. Ces services comprennent, par exemple, le traitement des données, le stockage des données, l’administration de vos garanties, les services d’impression et de distribution, l’analyse des réclamations et la détection des fraudes, les programmes de gestion de la santé;
Aux personnes, aux organisations et aux organismes d’enquête qui travaillent pour prévenir ou détecter des fraudes suspectées ou des violations d’ententes ou de lois, ou mener des enquêtes sur de telles fraudes ou violations.

Lorsque nous divulguons ou permettons l’accès à des renseignements personnels à quiconque se trouvant à l’intérieur ou à l’extérieur de GSC, nous prenons les précautions appropriées pour préserver la confidentialité des renseignements. Cela comprend le fait de limiter la divulgation à ce qui est raisonnablement nécessaire aux fins énumérées dans la présente politique de confidentialité. Nous tenterons de répondre aux demandes d’information de façon à ne pas divulguer de renseignements personnels.

Apprenez-en davantage sur la durée de conservation de vos renseignements personnels...

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour gérer les produits et services que nous vous fournissons et pendant une période raisonnable par la suite afin de répondre à nos exigences juridiques, réglementaires et fiscales. Nous avons des normes de conservation qui répondent à ces exigences. Nous détruisons vos renseignements personnels lorsque nous n’avons plus besoin de les conserver ou nous les anonymisons.

Nous nous efforcerons de veiller à ce que les renseignements personnels que nous gérons soient exacts, complets et aussi à jour que possible afin de répondre adéquatement aux fins pour lesquelles ils doivent être utilisés.

Apprenez-en davantage sur l’exactitude...

Vous pouvez vérifier l’exactitude de vos renseignements personnels. En composant le 1 888 711-1119, vous pouvez demander à nos représentants du Service à la clientèle de vous faire parvenir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ou si vous avez un compte en ligne, vous pouvez visiter notre site Web à www.greenshield.ca et ouvrir une session dans la section membre du régime. Il n’y a pas de frais pour la vérification de vos renseignements personnels; toutefois, selon les circonstances, il peut y avoir des frais minimes pour l’extraction des renseignements personnels que vous demandez. Nous vous en informerons le cas échéant. Si certains renseignements doivent être mis à jour, nous vous aiderons à trouver le moyen approprié de le faire.

Dans la mesure du possible, nous corrigerons tous les renseignements personnels que nous avons fournis à une organisation externe. Si une tierce partie nous a fourni des renseignements personnels que vous nous dites erronés, nous vous donnerons le nom et l’adresse de cette tierce partie pour que vous puissiez corriger les renseignements directement auprès d’elle.

Afin de protéger vos renseignements personnels contre la consultation, la divulgation ou le mauvais usage, nous utiliserons des mesures de sécurité physiques, administratives et technologiques qui correspondent à la sensibilité des renseignements que nous gérons.

Apprenez-en davantage sur les mesures de sécurité...

Nos employés qui ont accès à vos renseignements personnels savent comment en assurer la confidentialité. Comme condition d’emploi à GSC, tous les employés signent une entente exigeant que tous les renseignements auxquels ils ont accès soient traités de façon confidentielle. Ils sont également tenus de participer aux programmes annuels de sensibilisation à la sécurité et à la protection des renseignements personnels. Nous avons des normes de sécurité pour protéger nos systèmes et vos renseignements personnels contre l’accès et l’utilisation non autorisés. Cela permet de protéger vos renseignements personnels en tout temps lorsqu’ils sont stockés dans des fichiers de données ou traités par nos employés.

Vos renseignements personnels seront conservés dans un environnement sécurisé au moyen de mesures techniques, physiques et organisationnelles appropriées conçues pour protéger les renseignements contre la destruction accidentelle ou illégale ou la perte accidentelle, les dommages, la modification, la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé, ainsi que contre d’autres formes de traitement illégal jusqu’à ce qu’ils ne soient plus nécessaires pour l’administration du régime d’avantages sociaux, ou aussi longtemps que nécessaire pour la conservation des dossiers et la conformité juridique.

Bien que l’échange de renseignements personnels soit intrinsèquement risqué, nous mettons en œuvre des procédures acceptables sur le plan commercial pour assurer la sécurité de nos systèmes. Nous vous aviserons en cas d’atteinte à la sécurité des systèmes entraînant la divulgation non autorisée de vos renseignements personnels lorsque nous évaluerons un risque réel de préjudice grave pour vous ou les personnes à votre charge.

Nous mettrons à votre disposition des renseignements sur nos politiques et procédures et sur la façon dont nous gérons vos renseignements personnels. Pour présenter une demande écrite, consultez l’article 10 de la présente politique pour connaître les coordonnées de notre responsable de la confidentialité.

Si vous nous envoyez une demande écrite, nous vous dirons quels renseignements personnels nous possédons à votre sujet et comment nous les utilisons et les divulguons. Nous vous donnons accès aux renseignements, sous réserve de certaines exceptions permises par la loi. Vous pouvez vérifier l’exactitude et l’intégralité de vos renseignements et demander des changements, s’il y a lieu.

Veuillez noter que nous ne serons peut-être pas en mesure de fournir des renseignements à votre sujet à partir de nos dossiers :

le coût qui y est associé est prohibitif;
s’ils contiennent des détails sur d’autres personnes;
s’ils ne peuvent être divulgués pour des raisons d’ordre juridique, des raisons de sécurité ou des raisons d’ordre commercial exclusives;
s’ils sont protégés par le secret professionnel ou dans le cours d’une procédure de nature judiciaire;
s’ils ne peuvent être divulgués pour une autre raison.

Nous nous engageons à répondre aux questions, aux préoccupations et aux demandes de renseignements concernant la protection des renseignements personnels.
N’hésitez pas à communiquer avec le responsable de la confidentialité de GSC :

Par courriel : privacy.office@greenshield.ca
Par télécopieur : 1 519 739-2253
Par la poste : Responsable de la confidentialité
Green Shield Canada
5140 Yonge St., Suite 2100
Toronto (Ontario) M2N 6L7

Le bureau de la confidentialité de GSC accusera réception de votre demande. Dans les 30 jours qui suivent la réception de votre demande, le responsable de la confidentialité de GSC vous écrira ou vous téléphonera pour vous faire savoir que le problème a été résolu ou, s’il s’agit d’une situation plus complexe, pour vous informer de la nature des mesures supplémentaires qui sont prises et pour vous donner une idée approximative du moment où une solution pourrait être envisagée.

Si vos inquiétudes ne sont pas dissipées, veuillez communiquer avec :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3

Téléphone : 1 819 994-5444
Sans frais : 1 800 282-1376
Télécopieur : 1 819 994-6591

Site Web : www.priv.gc.ca

Nous pouvons de temps à autre réviser notre politique de confidentialité pour tenir compte de modifications dans la législation ou la réglementation, dans nos pratiques de traitement des renseignements personnels, par exemple, ou lorsque nous ajoutons de nouveaux produits ou services. La toute dernière version de la politique régira la façon dont nous traitons vos renseignements personnels et sera toujours accessible à www.greenshield.ca. Vous pouvez déterminer la date de la dernière mise à jour de la présente politique en vous reportant à la date de la dernière mise à jour qui se trouve dans le bas de la présente politique de confidentialité. En continuant à utiliser votre régime d’avantages sociaux, vous acceptez d’être lié par la politique de confidentialité révisée.

Vous pouvez communiquer directement avec nous en tout temps aux numéros et adresses fournis à l’article 10 pour mettre à jour vos renseignements personnels ou présenter une autre demande relative aux renseignements que vous savez ou croyez que nous détenons à votre sujet.

Voici quelques autres droits que vous pourriez avoir selon l’endroit où vous résidez:

A. Diffusion, désindexation ou réindexation

Sous réserve des lois applicables, vous aurez le droit de nous demander de cesser de diffuser vos renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien vers vos renseignements personnels si la diffusion de ces renseignements contrevient à la loi ou à l’ordonnance d’un tribunal.

De plus, sous réserve des lois applicables et pourvu que certaines conditions soient respectées, vous pouvez nous demander de cesser de diffuser vos renseignements personnels ainsi que de désindexer ou de réindexer tout hyperlien vers ces renseignements.

B. Suppression

Sous réserve des lois applicables, vous pouvez demander que nous supprimions vos renseignements personnels. Toutefois, veuillez noter que nous pourrions être tenus – par la loi ou autrement – de conserver ces renseignements et de ne pas les supprimer (ou de conserver ces renseignements pendant un certain temps, auquel cas nous nous conformerons à votre demande de suppression qu’après avoir satisfait à ces exigences). Lorsque nous supprimons des renseignements personnels, ils sont supprimés de la base de données active, y compris de nos archives, bien que nous puissions également conserver des renseignements dépersonnalisés sur votre utilisation de la plateforme et des services. Une fois que nous avons communiqué certains de vos renseignements personnels à des tiers, il se peut que nous ne puissions plus avoir accès à ces renseignements personnels tels qu’ils sont conservés par le tiers et que nous ne puissions pas forcer la suppression ou la modification de ces renseignements par les parties auxquelles nous avons communiqué ces renseignements.

C. Utilisation pour le traitement des données et objection

Sous réserve des lois applicables, vous avez le droit de demander que nous restreignions l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels à certaines fins. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels. Il se peut que nous ne soyons pas tenus d’accepter une demande de restriction ou une objection. Nous accepterons de restreindre l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels à condition que la loi le permette et que nous déterminions que la restriction n’aurait pas d’incidence sur notre capacité de mener nos activités, de fournir des services de diagnostic et de nous conformer à la loi. Sous réserve des lois applicables, même lorsque nous acceptons une demande de restriction, nous pouvons quand même communiquer vos renseignements personnels en cas d’urgence médicale ou autre et utiliser ou communiquer vos renseignements personnels à des fins de santé ou de sécurité publique ou à d’autres fins semblables visant le bien public permises ou exigées par la loi.

D. Prise de décisions automatisée

Sous réserve des lois applicables, si, à tout moment, la plateforme recourt à la prise de décisions automatisée pour traiter les renseignements personnels, vous avez le droit de vous opposer à l’utilisation de vos renseignements personnels.

E. Portabilité des données
Sous réserve des lois applicables, vous avez le droit de recevoir vos renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et technologique.

F. Transferts transfrontaliers
Le présent paragraphe s’applique uniquement aux résidents du Québec. Lorsque la loi le permet, nous pouvons divulguer ou conserver des renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet à l’extérieur du Québec. Vous pouvez, sous réserve des exigences de la présente politique, retirer votre consentement concernant le divulguer ou la conservation de vos renseignements personnels.

Le programme de reconnaissance vocale interactif (« RVI ») de GSC est une méthode sécuritaire pour accéder à vos renseignements personnels lorsque vous nous appelez ainsi qu’un moyen plus simple pour vous de faire des affaires avec nous, alors que nous continuons à vous protéger et à nous protéger contre les fraudes, les fausses déclarations et d’autres erreurs.

1. Votre consentement

Lorsque vous vous inscrivez à notre système de RVI, vous nous donnez votre consentement pour utiliser votre mot de passe par empreinte vocale afin de confirmer votre identité.

2. Comment nous utilisons votre empreinte vocale

Nous ne recueillerons que des renseignements pertinents et conformes à la présente politique.

Chaque fois que vous nous appellerez après vous être inscrit à notre système de RVI, votre empreinte vocale sera authentifiée et votre appel sera transféré à l’un de nos représentants ou à une fonction de RVI en libre-service. Votre empreinte vocale sera utilisée pour remplacer d’autres méthodes de vérification telles que les questions posées par nos représentants.

Nous n’utiliserons votre empreinte vocale que pour confirmer votre identité; elle ne sera pas utilisée pour faire de l’ingénierie inverse avec votre voix, la réutiliser ou la recréer.

Votre empreinte vocale sera chiffrée et conservée conformément aux mesures de protection énoncées à l’article 7 de notre politique de confidentialité, et seules les personnes suivantes pourront y accéder :

Employés, agents et représentants autorisés qui ont besoin de ces renseignements pour s’acquitter de leurs fonctions en notre nom;
Fournisseurs de services qui ont besoin de cette information pour offrir leurs services en notre nom;
Personnes, organisations et organismes d’enquête qui travaillent pour prévenir ou détecter des fraudes suspectées ou des violations d’ententes ou de lois, ou mener des enquêtes sur de telles fraudes ou violations.

3. Retrait de votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement pour que nous utilisions votre empreinte vocale, mais ce retrait vous empêchera d’utiliser le système de mot de passe par empreinte vocale à l’avenir, à moins que vous ne vous réinscriviez. Si vous choisissez de retirer votre consentement pour quelque raison que ce soit, votre empreinte vocale sera désactivée et conservée conformément à la présente politique ou dans la mesure permise par la loi.

Politique de confidentialité